Trước đây, tại bệnh viện, việc lấy số văn bản phải gọi điện thoại hoặc xuống chỗ văn thư để lấy số, ghi vào sổ lưu trữ giao lại cho văn thư ký nhận, photo lưu lại. Như vậy thủ tục hành chính khá thủ công, mất thời gian đi lại của nhân viên giữa các khoa/phòng, không những vậy số dễ bị trùng, lặp lại khiến cho việc tìm kiếm văn bản khó khăn hơn và bệnh viện cần phải có khoảng không gian để lưu trữ hồ sơ, bảo quản cẩn thận tránh những sự cố không mong muốn xảy ra. Bên cạnh đó, việc lấy số văn bản ngoài giờ khi không có người trực văn thư gặp rất nhiều bất tiện, việc đăng ký văn bản bằng thủ công, chữ viết khó xem, số văn bản có thể ghi nhầm hay bôi xóa.

Trước tình hình đó, Bệnh viện Quận 11 đã xây dựng “Phần mềm trong quản lý văn bản đi tại bệnh viện” nhằm đảm bảo công tác quản lý văn bản đi tại bệnh viện được hiệu quả và khoa học, giảm thời gian đi lại, tiết kiệm chi phí và còn có thể phản hồi được các văn vản khi đột xuất. Trong phần mềm, bệnh viện xây dựng chức năng cảnh báo khi lấy số trùng lắp nhằm sai sót trong lấy số văn bản đi (trùng lắp, sai số) và giúp công tác báo cáo, thống kê nhanh chóng, chính xác và dễ thực hiện.

Mô tả cụ thể: Để quản lý và lấy số văn bản đi tại bệnh viện:

- Bước 1: Vào vpdtbvq11.vn.

- Bước 2: Đăng nhập tên và mật khẩu Khoa/Phòng.

- Bước 3: Vào mục Văn bản chọn lấy số thứ tự.

- Bước 4: Điền đầy đủ thông tin vào các trường.

- Bước 5: Lưu văn bản.

Hiệu quả đạt được:

Sử dụng phần mềm trong quản lý văn bản đi tại bệnh viện giúp cho quy trình thực hiện giải quyết hồ sơ nhanh chóng, tránh nhẫm lẫn trong lấy số văn bản, tiết kiệm chi phí, giúp cho nhân viên y tế có thêm quỹ thời gian dành cho công tác chuyên môn và người bệnh của mình, đồng thời đơn giản hóa việc thống kê, tìm kiếm và thực hiện lưu trữ văn bản một cách khoa học, góp phần cho nhân viên y tế hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý văn bản đi có thể áp dụng với phần mềm chữ ký số tại bệnh viện khi ký duyệt văn bản đi và liên kết với hệ thống dữ liệu nếu sau này bệnh viện có sử dụng hệ thống server dữ liệu dùng chung.