Hồ sơ công tác xã hội là công cụ quan trọng để theo dõi quá trình tiếp nhận, đánh giá nhu cầu, lập kế hoạch hỗ trợ, kết nối nguồn lực và đánh giá kết quả can thiệp đối với người bệnh. Tuy nhiên, việc quản lý hồ sơ công tác xã hội vẫn chủ yếu được thực hiện bằng phương pháp thủ công thông qua hồ sơ giấy. Điều này dẫn đến nhiều bất cập trong công tác lưu trữ, tra cứu, tổng hợp số liệu, phối hợp giữa các khoa, phòng.

Thực tế tại bệnh viện cho thấy số lượng hồ sơ người bệnh cần được hỗ trợ ngày càng tăng, trong khi phương thức quản lý truyền thống không còn đáp ứng được yêu cầu về tính kịp thời và hiệu quả. Việc tìm kiếm hồ sơ lưu trữ còn mất nhiều thời gian, nguy cơ thất lạc hồ sơ và việc tổng hợp báo cáo thống kê còn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công của nhân viên. Xuất phát từ thực trạng trên, việc xây dựng và triển khai Phần mềm quản lý hồ sơ công tác xã hội là một giải pháp cải cách hành chính thiết thực, phù hợp với định hướng chuyển đổi số ngành y tế, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động công tác xã hội, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp liên khoa, nâng cao chất lượng chăm sóc người bệnh và hiệu quả quản lý bệnh viện.

Việc xây dựng và triển khai phần mềm quản lý hồ sơ công tác xã hội nhằm thay thế phương thức quản lý hồ sơ giấy truyền thống, nhằm mục đích:

1. Chuẩn hóa hồ sơ công tác xã hội

Các nội dung thu thập thông tin, đánh giá nhu cầu, lập kế hoạch trợ giúp, theo dõi và lượng giá kết quả được thống nhất thành bộ biểu mẫu điện tử theo Thông tư số 51/TT-BYT ngày 31/12/2024 của Bộ Y tế về quy định thực hiện công tác xã hội trong cơ sở khám bệnh, chữa bệnh. Việc chuẩn hóa giúp đảm bảo tính đồng bộ, đầy đủ và thuận lợi trong quá trình cập nhật dữ liệu.

Phần mềm được thiết kế với các chức năng cơ bản như: Tiếp nhận và tạo hồ sơ điện tử cho người bệnh; cập nhật thông tin đánh giá hoàn cảnh và nhu cầu hỗ trợ; theo dõi quá trình can thiệp, hỗ trợ và kết nối nguồn lực; quản lý lịch sử hỗ trợ của từng trường hợp; tìm kiếm và tra cứu hồ sơ nhanh chóng; thống kê, tổng hợp và xuất báo cáo tự động; phân quyền sử dụng theo chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên y tế. Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ tập trung trên hệ thống nhằm bảo đảm tính thống nhất và dễ dàng quản lý.

2. Tăng cường liên thông và phối hợp giữa các khoa, phòng

Phần mềm cho phép chia sẻ thông tin cần thiết giữa Phòng Công tác xã hội với các khoa lâm sàng, phòng chức năng theo cơ chế phân quyền phù hợp, vì vậy việc phối hợp hỗ trợ người bệnh được thực hiện nhanh chóng, chính xác và kịp thời hơn, góp phần nâng cao hiệu quả chăm sóc toàn diện người bệnh.

3. Thiết lập quy trình bảo mật và quản lý dữ liệu

Bệnh viện xây dựng quy trình quản lý dữ liệu điện tử, phân quyền truy cập, sao lưu định kỳ và bảo mật thông tin người bệnh theo quy định hiện hành. Việc quản lý dữ liệu tập trung không chỉ giúp bảo đảm an toàn thông tin mà còn tạo nền tảng cho việc khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý.

Việc triển khai Phần mềm quản lý hồ sơ công tác xã hội của người bệnh đã giúp bệnh viện:

- Giảm tải công việc: Giảm thời gian và công sức trong việc tổng hợp, báo cáo, đơn giản hóa quy trình lưu trữ, tổng hợp số liệu và lập báo cáo định kỳ, giúp giảm khối lượng công việc cho nhân viên y tế.

- Tăng tính chuyên nghiệp: Chuẩn hóa hồ sơ công tác xã hội theo quy định của Bộ Y tế, bảo đảm tính thống nhất trong quản lý và sử dụng dữ liệu. Hạn chế tình trạng thất lạc hồ sơ, trùng lặp thông tin hoặc sai sót trong quá trình lưu trữ, tạo môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, phù hợp với định hướng chuyển đổi số của ngành Y tế.

- Nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành: Là công cụ hỗ trợ Ban Giám đốc và lãnh đạo các khoa, phòng trong công tác quản lý, giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động hỗ trợ người bệnh. Tăng cường khả năng phối hợp giữa Phòng Công tác xã hội với các khoa, phòng liên quan trong quá trình chăm sóc toàn diện người bệnh.

- Nâng cao chất lượng phục vụ người bệnh: Thông tin hỗ trợ được cập nhật đầy đủ, liên tục, hạn chế bỏ sót đối tượng cần trợ giúp và góp phần nâng cao chất lượng chăm sóc toàn diện, tăng mức độ hài lòng của người bệnh và người nhà người bệnh.