Tại Bệnh viện Đa khoa Lãnh Binh Thăng, hoạt động khám sức khỏe định kỳ và khám sức khỏe theo đoàn (khám tập thể cho các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp) phát sinh khối lượng dữ liệu cận lâm sàng rất lớn. Với mỗi người bệnh, nhân viên y tế phải nhập bằng tay hàng chục chỉ số xét nghiệm (huyết học, sinh hóa máu, nước tiểu…) từ phiếu kết quả vào phần mềm quản lý sức khỏe Medinet.

Việc nhập liệu thủ công này tuy vẫn đáp ứng được yêu cầu công việc nhưng bộc lộ một số hạn chế, cụ thể: tốn nhiều thời gian và công sức, nhất là trong các đợt khám đoàn đông người; dễ phát sinh sai sót do gõ nhầm số liệu, nhầm dòng hoặc nhầm đơn vị đo (ví dụ đường huyết trên phiếu ghi theo đơn vị mg/dL nhưng biểu mẫu lại yêu cầu mmol/L). Những yếu tố này không chỉ ảnh hưởng đến độ chính xác của dữ liệu mà còn làm tăng áp lực công việc cho nhân viên y tế, giảm hiệu quả xử lý thông tin và kéo dài thời gian phục vụ người bệnh.

Xuất phát từ thực tế trên, Bệnh viện Đa khoa Lãnh Binh Thăng đã xây dựng bộ công cụ tự động hóa nhập liệu kết quả cận lâm sàng dưới dạng chương trình nhỏ chạy trực tiếp trên trình duyệt web. Công cụ được xây dựng nhằm hỗ trợ nhập liệu kết quả cận lâm sàng cho các đối tượng khám sức khỏe định kỳ và khám sức khỏe người cao tuổi, góp phần đơn giản hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả xử lý dữ liệu.

Nguyên lý hoạt động của bộ công cụ rất trực quan và dễ dàng sử dụng: nhân viên y tế chỉ cần sao chép (copy, Ctrl + C) toàn bộ nội dung trong phiếu kết quả xét nghiệm và dán (paste, Ctrl + V) vào biểu mẫu trên hệ thống Medinet. Ngay sau đó, công cụ sẽ tự động nhận diện các chỉ số xét nghiệm, đối chiếu với từng trường dữ liệu và điền toàn bộ chỉ số vào các ô tương ứng, thay cho việc gõ tay từng con số như trước đây.

Điểm nổi bật của công cụ là được thiết kế với ưu tiên hàng đầu là an toàn dữ liệu người bệnh, thể hiện qua các cơ chế sau:

1. Tự động quy đổi đơn vị đo

Công cụ tự nhận biết đơn vị ghi trên phiếu và quy đổi về đúng đơn vị mà biểu mẫu Medinet yêu cầu. Ví dụ: đường huyết (glucose) từ mg/dL sang mmol/L; creatinin từ mg/dL sang µmol/L; huyết sắc tố (HGB – hemoglobin) từ g/L sang g/dL … Nhờ đó, hạn chế tối đa sai sót do nhầm lẫn đơn vị, vốn là một trong những lỗi nhập liệu có thể gặp.

2. Nguyên tắc “thà bỏ trống chứ không đoán bừa”

Đây là nguyên tắc an toàn cốt lõi của công cụ: khi không đọc chắc chắn được một giá trị hoặc một đơn vị, công cụ sẽ để trống ô đó và cảnh báo để nhân viên tự nhập tay, tuyệt đối không tự suy đoán rồi điền một con số có thể sai. Cách thiết kế này bảo đảm công cụ không bao giờ “âm thầm” đưa dữ liệu sai vào hồ sơ người bệnh.

3. Cảnh báo ba màu và tự kiểm tra kết quả (self-check)

Sau mỗi lần dán, công cụ hiển thị bảng tổng kết theo ba màu để nhân viên dễ theo dõi: màu xanh (đã điền và đối chiếu đúng), màu cam (có quy đổi hoặc làm tròn, nên lưu ý), màu đỏ (giá trị không khớp hoặc phải nhập tay). Bên cạnh đó, công cụ tự đọc lại (read-back) giá trị vừa điền để xác nhận phần mềm đã ghi nhận đúng và cảnh báo nổi bật nếu phát hiện giao diện Medinet có cập nhật mới so với trước đó, giúp nhân viên chủ động kiểm tra trước khi tin vào kết quả.

4. Đối chiếu thông tin người bệnh

Công cụ hiển thị rõ ràng họ tên và năm sinh của người được dán kết quả ngay trên giao diện để nhân viên đối chiếu, tránh âm thầm dán nhầm kết quả sang hồ sơ của người khác. Riêng phiên bản người cao tuổi, bộ công cụ còn tự động kiểm tra điều kiện đủ 60 tuổi hay chưa. Việc triển khai công cụ tự động hóa nhập liệu kết quả cận lâm sàng đã mang lại cho bệnh viện các kết quả thiết thực:

- Giảm tải công việc và rút ngắn thời gian: Thay cho việc gõ tay hàng chục chỉ số cho mỗi người bệnh, nhân viên chỉ cần một thao tác dán; thời gian nhập liệu mỗi phiếu giảm rõ rệt, đặc biệt phát huy hiệu quả trong các đợt khám sức khỏe tập trung với số lượng lớn người dân, góp phần nâng cao năng suất làm việc và giảm áp lực cho nhân viên y tế.

- Nâng cao độ chính xác và an toàn dữ liệu: Việc tự động quy đổi đơn vị, tự đọc lại kết quả và cảnh báo khi phát hiện dữ liệu bất thường hoặc có dấu hiệu không phù hợp. Những tính năng này góp phần hạn chế tối đa các sai sót phát sinh trong quá trình nhập liệu, bảo đảm dữ liệu lưu trữ trên hồ sơ sức khỏe điện tử có độ chính xác và độ tin cậy cao.

- Tiết kiệm chi phí, dễ triển khai: Công cụ hoạt động trực tiếp trên trình duyệt web sẵn có, không phát sinh chi phí bản quyền phần mềm, không can thiệp hay làm thay đổi hệ thống Medinet, đồng thời công cụ không lưu trữ thông tin người bệnh sau khi hoàn tất thao tác, góp phần bảo đảm an toàn dữ liệu và tuân thủ các yêu cầu về bảo mật thông tin. Việc cài đặt và sử dụng đơn giản giúp nhân viên y tế nhanh chóng làm quen, không cần đào tạo chuyên sâu.

- Góp phần chuyển đổi số và nâng cao chất lượng phục vụ: Việc ứng dụng bộ công cụ đã thay thế nhiều thao tác nhập liệu lặp đi lặp lại, giúp nhân viên y tế giảm bớt gánh nặng hành chính, dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động chuyên môn, tư vấn và chăm sóc người bệnh. Đồng thời, dữ liệu được cập nhật nhanh chóng, chính xác và đồng bộ cũng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ sức khỏe, cải thiện trải nghiệm của người dân khi tham gia khám sức khỏe. Đây là một giải pháp phù hợp với chủ trương đẩy mạnh chuyển đổi số, cải cách thủ tục hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động khám, chữa bệnh của ngành Y tế.