Với ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng phát triển, nhằm khắc phục những hạn chế trên và tăng cường công tác tự kiểm tra, giám sát, theo dõi hoạt động đấu thầu mua sắm tại bệnh viện để kịp thời phát hiện, chấn chỉnh những thiếu sót trong công tác đấu thầu hướng đến mục tiêu công khai, minh bạch, hiệu quả, tránh lãng phí, Bệnh viện thực hiện triển khai “Xây dựng phần mềm Quản lý mua sắm tại Bệnh viện Quận 11”.

- Đối tượng sử dụng phần mềm:

+ Ban giám đốc, Trưởng phó khoa phòng thực hiện công tác mua sắm.

+ Nhân viên thực hiện công tác mua sắm tại các khoa phòng.

+ Kế toán thanh toán.

+ Ngoài ra tùy theo yêu cầu công tác quản lý còn có thêm các đối tượng khác.

- Phần mềm gồm có 3 tính năng chính:

1. Tính năng “Mua sắm”:

Người sử dụng sẽ thực hiện khai báo, đính kèm hồ sơ chứng từ mua sắm theo thứ tự sau:

+ Hồ sơ - Chi tiết mua sắm: Gồm hồ sơ, chứng từ thực hiện quy trình mua sắm theo các hình thức mua sắm: hóa đơn, hợp đồng, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh, mua sắm trực tiếp, đấu thầu rộng rãi.

+ Theo dõi hàng hóa hợp đồng - thầu: Gồm hàng hóa, dịch vụ theo hình thức mua sắm hợp đồng, đấu thầu: hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết; hàng hóa, dịch vụ đã thực hiện (chi tiết theo hóa đơn); hàng hóa, dịch vụ còn lại chưa thực hiện.

+ Theo dõi hàng hóa - chứng từ: Gồm hàng hóa, dịch vụ theo hình thức mua sắm hóa đơn.

2. Tính năng “Quản lý”:

Theo dõi hồ sơ mua sắm đã và đang thực hiện, gồm:

+ Kế hoạch mua sắm năm.

+ Hồ sơ - Chi tiết mua sắm.

+ Theo dõi hàng hóa hợp đồng - thầu.

+ Theo dõi hàng hóa - chứng từ.

3. Tính năng “Báo cáo”: Cung cấp Báo cáo tình hình thực hiện hoạt động đấu thầu theo quy định tại Thông tư 07/TT-BKHĐT ngày 26/4/2024 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Việc triển khai Phần mềm quản lý mua sắm tại Bệnh viện Quận 11 đã giúp bệnh viện:

- Giảm tải công việc: Cụ thể hóa các bước trong Quy trình mua sắm thường xuyên của bệnh viện, giúp cụ thể hóa các bước thực hiện quy trình mua sắm và cung cấp kết quả minh chứng công tác mua sắm. Hồ sơ, dữ liệu được lưu trữ bằng file PDF và Excel linh động giúp giảm thời gian tìm kiếm, việc kiểm tra hồ sơ được xử lý nhanh hơn.

- Tăng tính chuyên nghiệp: Các số liệu, báo cáo được thống kê nhanh chóng, chính xác. Việc cung cấp hồ sơ theo yêu cầu được nhanh chóng, các hồ sơ cũ qua nhiều năm cũng được cung cấp kịp thời. Người quản lý có thể tìm được dữ liệu cần thiết nhanh chóng mà không cần phải chờ báo cáo từ cấp dưới.

- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Các số liệu, hồ sơ thanh toán với đối tác được lưu trữ; việc đối chiếu số liệu được nhanh chóng, chính xác …