Bác sĩ dễ dàng tra cứu hồ sơ cũ khi BV quận Thủ Đức số hoá toàn bộ hồ sơ bệnh án

Điều gây ấn tượng đầu tiên đó là người dân có thể chủ động lựa chọn nhiều hình thức đăng ký khám bệnh như: đăng ký tại quầy nhận bệnh được nhân viên quét trực tiếp mã QRcode trên thẻ BHYT giúp hoàn tất thủ tục nhanh chóng thay vì nhập thông tin bằng tay vào phần mềm; ki-ốt tự đăng ký dành cho người bệnh tái khám hoặc mạn tính có sử dụng thẻ BHYT; đăng ký qua website hoặc app trên điện thoại thông minh để đặt khám & thanh toán không dùng tiền mặt dành cho người bệnh thu phí, lựa chọn loại hình dịch vụ và cả cho người bệnh có sử dụng thẻ BHYT (phiên bản Android và iOS). Ngoài ra, khi sử dụng app được tích hợp thanh toán online, người dân có thể vừa đăng ký, thanh toán và nhận số thứ tự khám bệnh trực tuyến, đồng thời nhận tư vấn sàng lọc bệnh từ xa. Người bệnh có thể lựa chọn nhiều hình thức thanh toán không tiền mặt qua QRpay hoặc hóa đơn bằng máy POS, ví điện tử MoMo, thẻ ATM nội địa có kích hoạt Internet Banking (thanh toán trực tuyến) hoặc Master Card, Visa, JCB.

Điểm nổi bật thứ hai chính là toàn bộ quy trình khám bệnh ngoại trú đã được số hoá. Tại các phòng khám của bệnh viện đều có màn hình hiển thị số thứ tự chờ khám tự động đảm bảo tính công khai, minh bạch, thuận tiện để người bệnh theo dõi lượt khám. Người bệnh đi khám bệnh không cần phải mang theo hồ sơ, toa thuốc do các bác sĩ có thể dễ dàng theo dõi lịch sử khám chữa bệnh có trên phần mềm ứng dụng. Với phần mềm này đã giúp bệnh viện khắc phục một nhược điểm vốn hay gặp của các bác sĩ phòng khám đó là tư vấn về bệnh, về dịch vụ kỹ thuật, về chi phí,… thường không được thực hiện hoặc không đầy đủ. Ngoài ra, người bệnh có thể biết chi tiết giá dịch vụ khám chữa bệnh, số tiền cần phải đóng hoặc chênh lệch BHYT phải đóng được công khai ngay trên phiếu chỉ định cận lâm sàng. Tất cả các phiếu chỉ định cận lâm sàng, toa thuốc đều được tích hợp mã barcode để nhận diện chính xác, tránh nhầm lẫn người bệnh và mã QRcode để phục vụ thanh toán không tiền mặt.

Với hệ thống số thứ tự trung tâm, người bệnh chỉ phải lấy số một lần duy nhất khi đăng ký khám, còn lại tất cả số thứ tự khác đều tích hợp trên các giấy tờ cung cấp cho người bệnh (phiếu chỉ định cận lâm sàng, toa thuốc) mà không cần phải lấy số thứ tự nhiều lần. Đối với người bệnh có thực hiện nhiều chỉ định cận lâm sàng, hệ thống sẽ tự động điều phối người bệnh đến những phòng xét nghiệm có số chờ thấp, giúp rút ngắn thời gian chờ thực hiện cận lâm sàng.

Kết quả cận lâm sàng đã có chữ ký điện tử của bác sĩ khoa Xét nghiệm được chuyển trên mạng về phòng khám nơi bệnh nhân đã được bác sĩ chỉ định, sau khi xem kết quả, bác sĩ tại phòng khám in và trả kết quả cho người bệnh. Toa thuốc được bác sĩ kê đơn theo số tồn thực tế do hệ thống kết nối realtime với kho thuốc, vật tư, tránh tình trạng người bệnh phải quay về phòng khám đổi toa khi kho hết thuốc. Hệ thống thu viện phí cũng được tích hợp chung trong phần mềm tự động tổng hợp công khám, các dịch vụ kỹ thuật, thuốc, vật tư đảm bảo nhanh chóng, chính xác người bệnh không phải chờ đóng tiền lâu.

Điểm nổi bật thứ ba là bệnh viện đã triển khai bệnh án điển tử tại 100% các khoa lâm sàng. Các hồ sơ, biểu mẫu của bệnh án điện tử đã hỗ trợ bác sĩ, điều dưỡng thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của một hồ sơ bệnh án. Các dữ liệu được liên thông, kế thừa làm giảm tối đa tình trạng sao chép, thống kê, báo cáo sai, rút ngắn thời gian làm hồ sơ bệnh án. Ngoài ra, các bác sĩ còn được cấp tài khoản sử dụng kho dữ liệu lâm sàng để tra cứu thông tin chẩn đoán, điều trị dễ dàng, nhanh chóng, ngay tại chỗ (point-of-care) giúp tiếp cận các thông tin chẩn đoán, y học chứng cứ mới nhất; hỗ trợ ra quyết định điều trị nhanh chóng; tối ưu hóa sử dụng các xét nghiệm; giảm thiểu sai sót trong việc kê đơn thuốc và các sự cố có thể xảy ra. Điểm đáng ghi nhận khác đó là bệnh viện đã vận dụng nguyên lý “máy học” gợi ý chỉ định xét nghiệm dựa vào dữ liệu thông tin người bệnh nội trú tại bệnh viện trong 3 năm gần nhất cùng với các chứng cứ khoa học, mức độ phù hợp lên đến 85%. Do tích hợp hệ thống LIS, RIS và full PACS trong cùng một phần mềm, bác sĩ có thể xem kết quả cận lâm sàng, xem trực tiếp hình ảnh tại phòng khám hoặc khoa nội trú dưới dạng hình ảnh 3D ở bất cứ nơi đâu thuộc mạng nội bộ hoặc có kết nối Internet.

Cấu trúc bệnh án điện tử của bệnh viện bao gồm hệ thống thông tin bệnh viện (HIS), hệ thống lưu trữ và truyền tải hình ảnh (RIS-PACS), hệ thống thông tin xét nghiệm (LIS) cùng hệ thống hỗ trợ ra quyết định và nhắc nhở cảnh báo theo tiêu chuẩn HL7. Bệnh án điện tử đã khắc phục được những hạn chế của hồ sơ bệnh án giấy truyền thống như: chữ viết của bác sĩ khó đọc; bác sĩ, điều dưỡng ghi chép thông tin chưa được đầy đủ và không đúng quy định; chỉ định không phù hợp giữa chẩn đoán và y lệnh; điều dưỡng sao chép sai thông tin; thống kê sai số lượng thuốc, vật tư y tế tiêu hao, xét nghiệm… Với bệnh án điện tử, bệnh viện thuận lợi hơn trong triển khai giám sát tuân thủ phác đồ điều trị ngoại trú cùng hệ thống nhắc, cảnh báo kê đơn, chỉ định cận lâm sàng hỗ trợ bác sĩ ra quyết định. Mỗi mã ICD sẽ giới hạn lại phạm vi chỉ định cận lâm sàng, hoặc kê đơn thuốc đảm bảo các chỉ định cận lâm sàng hoặc thuốc sử dụng nằm trong phác đồ điều trị.

Mỗi người bệnh được kiểm soát với chỉ một mã ID duy nhất, cho dù người đăng ký khám chữa bệnh nhiều lần, có nhiều mã thẻ BHYT cùng hệ thống máy móc, thiết bị trong bệnh viện được kết nối 02 chiều nên toàn bộ các thông tin của người bệnh, diễn biến bệnh, y lệnh, thực hiện y lệnh, vật tư y tế, dược, kết quả cận lâm sàng… đều được nhập và lưu trữ vào phần mềm một cách liên tục và chính xác. Với bệnh án điện tử, bác sĩ, điều dưỡng dễ dàng quản lý, tìm kiếm, xem lịch sử khám bệnh, những lần nhập viện trước đó của người bệnh. Ngoài ra, bệnh án điện tử được tích hợp chữ ký điện tử sử dụng công nghệ HSM (Hardware Security Module) giúp bác sĩ chứng thực chữ ký nhanh chóng, thay vì phải chờ lâu sau mỗi lần ký khi sử dụng giải pháp Token trước kia.

Ngoài ra, bệnh viện đã tiến hành số hoá toàn bộ hồ sơ bệnh án giấy trước đây và tích hợp vào phần mềm. Lộ trình số hoá hồ sơ bệnh án giấy được tiến hành từ năm 2015 trở về trước. Tính tới thời điểm hiện tại, trên 6.000 hồ sơ bệnh án giấy đã được scan bằng máy chuyên dụng. Việc số hoá kho hồ sơ bệnh án giúp lưu trữ hồ sơ bệnh án thời gian lâu hơn, an toàn hơn, tiết kiệm diện tích lưu trữ, đặc biệt dễ dàng truy cập hồ sơ bệnh án cũ để phục vụ công tác nghiên cứu, điều trị. Từ nguồn dữ liệu lớn về hồ sơ bệnh án, bệnh viện có thể khai thác phục vụ công tác thống kê, báo cáo và nghiên cứu khoa học, phục vụ công tác quản lý, dự báo.

Điểm nổi bật thứ tư của “bệnh viện số” tại BV quận Thủ Đức còn ở thể hiện ở “Cổng thông tin điều hành nội bộ” để giải quyết các văn bản hành chính. Việc giải quyết trực tuyến góp phần tiết kiệm rõ rệt thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Hệ thống tin nhắn SMS tích hợp trong cổng thông tin điều hành nội bộ hỗ trợ nhắc nhở khi một cá nhân hay khoa/phòng nhận được nhiệm vụ, công việc, văn bản mới. Bệnh viện triển khai Cổng thông tin điều hành nội bộ trên nền tảng Office 365 từ tháng 8/2016 nhằm giúp việc quản lý một cách khoa học, hiệu quả và tối ưu khả năng tương tác, tìm kiếm, khai thác dữ liệu hành chánh của nhân viên.

Điều đáng ghi nhận khác khi đặt câu hỏi: Liệu nhân viên bệnh viện có mệt mỏi hay bị “hội chứng “burnout” khi triển khai số hoá toàn bộ hoạt động của bệnh viện? Sở Y tế đã thực hiện một khảo sát nhanh ý kiến của các bác sĩ đang công tác tại Bệnh viện quận Thủ Đức khi thực hiện BAĐT. Có tổng số 124 bác sĩ và điều dưỡng đã tham gia trả lời bảng câu hỏi khảo sát với 27 câu hỏi, dựa trên các nghiên cứu ở Mỹ  và các nước Châu Âu. Các kết quả khảo sát cho thấy một số thông tin có ý nghĩa khác biệt về mặt thống kê như sau: thời gian trung bình dành cho việc hoàn tất một bệnh án giảm đi rõ rệt khi thực hiện BAĐT (phải mất 30,56 phút đối với HSBA giấy; chỉ mất 18,46 phút đối với BAĐT); nhân viên y tế là nữ cần thời gian dài hơn để thành thạo sử dụng BAĐT so với đồng nghiệp nam (trung bình là 8,65 ngày), sự khác biệt này thì cũng tương tự khi so sánh giữa các bác sĩ và điều dưỡng; đối với những nhân viên y tế có thời gian công tác trên 60 tháng, khả năng thích nghi với BAĐT thấp hơn so với các nhóm còn lại. Đặc biệt, có đến 88% những người được phỏng vấn ủng hộ việc sử dụng BAĐT thay cho HSBA giấy trước đây. Tìm hiểu những người vẫn còn ưa thích sử dụng HSBA giấy, đa số nhân viên y tế thuộc nhóm này (chiếm 66,7%) có đặc điểm chung đều là nữ, và là điều dưỡng và có thời gian công tác trên 60 tháng. Đây có lẽ là nhóm đối tượng mà nhà quản lý cần quan tâm để tăng cường đào tạo, tập huấn giúp cho việc sử dụng BAĐT trở nên thân thiện, thuần thục hơn nữa. Khảo sát các ý kiến về sự bất tiện, lo ngại khi sử dụng bệnh án điện tử: đa số cho rằng lo ngại nhất khi gặp trục trặc hoặc gián đoạn đường truyền (89,5%), kế đến là lỗi phần mềm (79,8%), ngoài ra còn có ý kiến lo lắng về vấn đề bảo mật thông tin (68,5%). Với những câu hỏi khảo sát về 3 triệu chứng của hội chứng burnout (kiệt sức, hoài nghi và suy giảm hiệu quả công việc) liên quan đến việc sử dụng BAĐT: điều đáng mừng là tỷ lệ không cao, trong đó 12,9% cho rằng có triệu chứng kiệt sức, trong khi biểu hiện hoài nghi và giảm hiệu quả công việc chỉ có 6,45%. Xác suất xảy ra hội chứng burnout trong số những người tham gia khảo sát này là 8,6%, con số này là rất thấp so với các khảo sát tại các bệnh viện khác tại một số nước.

Dưới đây  là những hình ảnh “Bệnh viện số” mà đoàn đánh giá sản phẩm ghi nhận được tại BV quận Thủ Đức:

Người bệnh có thể tự đăng ký khám bệnh qua ki-ốt hoặc qua app trên điện thoại thông minh

Bác sĩ, điều dưỡng đã thích nghi với môi trường “bệnh viện số” tại BV quận Thủ Đức

Tất cả bác sĩ đã quen thuộc và làm việc với bệnh án điện tử

Công tác quản lý hồ sơ lưu trữ cũng được số hoá

Công tác quản lý hồ sơ lưu trữ cũng được số hoá

Kho dữ liệu Y học chứng cứ “UpToDate” được tích hợp trên HIS giúp các bác sĩ dễ dàng tra cứu khi đang làm việc trên bệnh án điện tử

Bệnh viện đang nghiên cứu triển khai ứng dụng “gợi ý chỉ định xét nghiệm theo chẩn đoán” dựa vào nguyên lý “máy học” tích hợp trên bệnh án điện tử

Song song với triển khai bệnh án điện tử, bệnh viện đang trên lộ trình số hoá các hồ sơ giấy trước đây